Правила деловой переписки — Журнал Английской школы

Правила деловой переписки

Сергей Колесников
Получает около пятидесяти электронных писем в день
Правила деловой переписки

Так или иначе многие из нас сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с иностранными коллегами и партнерами.

Электронные письма очень удобны, однако они и печатное свидетельство наших слов. Именно поэтому к переписке следует относиться очень внимательно.

Задача усложняется, если писать приходится на английском. Сегодня я расскажу вам, на что следует обратить внимание при составлении письма и произвести впечатление профессионала.

Структура

Электронное письмо состоит из пяти частей:

  1. Приветствие.
  2. Сообщение.
  3. Закрытие.
  4. Прощание.
  5. Подпись.

Приветствие

По этикету приветствие необходимо всегда, даже если это уже не первое по счету письмо, обращённое одному и тому же собеседнику. Электронное письмо — не чат. Используйте профессиональное приветствие и старайтесь избегать панибратства.

Да: «Dear», «Hello», «Hi».
Нет: «Yo», «Hey».

Не ошибитесь с полом собеседника! В английском языке встречаются имена, которые носят и мужчины, и женщины. Это такие имена, как Alexis, Beverly, Brett, Dale, Stacy и многие другие. Назвав мистера Смита «миссис Смит», вы окажетесь в неудобном положении. То же самое касается и титулов — Dr. Black может оказаться и мужчиной, и женщиной.

Сообщение

Краткость — сестра таланта. Сокращайте текст насколько это возможно. Один из самых выдающихся сотрудников Apple Гай Кавасаки считает, что идеальный размер для всего — это достаточность, и пять предложений для email — в самый раз.

Несколько фраз, которые помогут написать вступление:

I am writing to… — Пишу, чтобы…
In accordance with your request… — В соответствии с вашим запросом…
Thank you for your e-mail of (date) regarding… — Спасибо за ваше письмо от (дата)…

With reference to our telephone conversation on Monday, I would like to let you know that… — В продолжение нашего телефонного разговора в понедельник, я бы хотел вам сообщить, что…

This is to… — Это письмо, чтобы…

Дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документы, сообщите об этом собеседнику с помощью следующих фраз:

Please find attached… — К настоящему письму прилагается… / Во вложении…
I am enclosing…  — Прикладываю…
Attached you will find… — В приложении вы найдете…

Аббревиатуры

Следующие аббревиатуры можно использовать, вне зависимости от стиля письма:

Attention please!

Старайтесь не использовать заглавные буквы (CAPS LOCK), красный цвет и восклицательные знаки для привлечения внимания. Такое письмо выглядит агрессивно. Лучше всего использовать курсив или специальные фразы. В крайнем случае допустимо подчеркивание и жирный шрифт. Несколько полезных фраз:

I would like to draw your attention. — Я бы хотел обратить ваше внимание.
I would like to underline. — Я бы хотел подчеркнуть.
Please note. — Пожалуйста, имейте в виду.
I would appreciate your help in this matter. — Буду признателен за вашу помощь в этом вопросе.

Закрытие

Здесь все просто. Часто используются следующие формулировки:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. — Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
I await a response at your earliest convenience. — Ответьте при первой возможности.

Прощание

Для прощания подойдут фразы: best regards, regards, sincerely yours (формально). Есть интересное правило, призванное вам помочь: так называемое «правило одного S». Оно заключается в том, что если в обращении уже есть одна S — «Dear Sir / Madam», когда мы не знаем имени получателя — то для прощания нужно использовать фразу «faithfully yours» (в слове «faithfully» S нет). И наоборот, если в обращении S нет — мы знаем, кто именно получит письмо, поэтому не пишем «Dear Sir / Madam», а обращаемся к получателю по имени — то для прощания нужно использовать фразу «sincerely yours» (в слове «sincerely» есть S).

Подпись

Если вы пишете самое первое письмо, используйте длинную подпись, включающую ваше имя и фамилию, должность, место работы, телефон.

Часто в компаниях уже есть шаблоны подписей, которые могут даже включать дисклеймер, что если письмо получено вами по ошибке, уничтожьте его, и т. п.

В ходе дальнейшей переписки достаточно оставить короткую подпись, например: 

«Best regards,
Kate»

Или даже:

«Br,
Kate».

Еще несколько правил

1. Четко укажите тему письма.

Помните: получатель вашего электронного письма не обязан на него отвечать. Как убедить его и прочитать, и ответить именно на ваше письмо? Укажите тему так, чтобы она полностью отражала содержание.

Да: «10 ideas to boost sales by 10% by the end of FY21».
Нет: «Idea».

2. Обязательно перечитайте письмо перед отправкой. Исправьте все ошибки и опечатки. Для этого можно пользоваться специальными (в том числе бесплатными) программами, такими как, например, Grammarly. Word также подчеркнёт все, что нужно.

3. Нет жаргонизмам.

Вашу переписку могут перенаправить и людям, не знакомым с темой. По возможности используйте нейтральные понятные всем слова и выражения.

4. Предупреждайте собеседников, что добавляете кого-то в обсуждение.

Adding (Kate) to the thread. — Добавляю (Кейт) в разговор.

5. Не заставляйте получателей пролистывать историю переписки с предыдущими коллегами. Кратко описывайте суть вопроса в теле письма. Да, хочется сократить время, но «пустое» сообщение только разозлит получателя, ведь ему тоже придётся потратить время на изучение всей предыдущей переписки.

Читайте также в Журнале Английской школы

Как приготовить Boxty

Как приготовить Boxty

Boxty — это картофельные оладьи по-ирландски. Отличный и быстрый вариант для завтрака или любого семейного перекуса.
Культура
31 октября 2020 года
Языковая среда своими руками

Языковая среда своими руками

О возможностях изучения языка, которые буквально окружают нас, стоит только немного изменить образ жизни и приобрести пару полезных привычек.
Ученикам
Родителям
24 декабря 2020 года
ЕГЭ по английскому языку. Когда начинать подготовку?

ЕГЭ по английскому языку. Когда начинать подготовку?

Представьте себе, что вам предстоит участие, например, в состязании Ironman. Как вы думаете, возможно ли подготовиться к нему за полгода?
Ученикам
Родителям
18 декабря 2020 года
Поделитесь:  
Обновлено: 12 октября