Правила деловой переписки — Журнал Английской школы

Правила деловой переписки

Сергей Колесников
Получает около пятидесяти электронных писем в день
Правила деловой переписки

Так или иначе многие из нас сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с иностранными коллегами и партнерами.

Электронные письма очень удобны, однако они и печатное свидетельство наших слов. Именно поэтому к переписке следует относиться очень внимательно.

Задача усложняется, если писать приходится на английском. Сегодня я расскажу вам, на что следует обратить внимание при составлении письма и произвести впечатление профессионала.

Структура

Электронное письмо состоит из пяти частей:

  1. Приветствие.
  2. Сообщение.
  3. Закрытие.
  4. Прощание.
  5. Подпись.

Приветствие

По этикету приветствие необходимо всегда, даже если это уже не первое по счету письмо, обращённое одному и тому же собеседнику. Электронное письмо — не чат. Используйте профессиональное приветствие и старайтесь избегать панибратства.

Да: «Dear», «Hello», «Hi».
Нет: «Yo», «Hey».

Не ошибитесь с полом собеседника! В английском языке встречаются имена, которые носят и мужчины, и женщины. Это такие имена, как Alexis, Beverly, Brett, Dale, Stacy и многие другие. Назвав мистера Смита «миссис Смит», вы окажетесь в неудобном положении. То же самое касается и титулов — Dr. Black может оказаться и мужчиной, и женщиной.

Сообщение

Краткость — сестра таланта. Сокращайте текст насколько это возможно. Один из самых выдающихся сотрудников Apple Гай Кавасаки считает, что идеальный размер для всего — это достаточность, и пять предложений для email — в самый раз.

Несколько фраз, которые помогут написать вступление:

I am writing to… — Пишу, чтобы…
In accordance with your request… — В соответствии с вашим запросом…
Thank you for your e-mail of (date) regarding… — Спасибо за ваше письмо от (дата)…

With reference to our telephone conversation on Monday, I would like to let you know that… — В продолжение нашего телефонного разговора в понедельник, я бы хотел вам сообщить, что…

This is to… — Это письмо, чтобы…

Дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документы, сообщите об этом собеседнику с помощью следующих фраз:

Please find attached… — К настоящему письму прилагается… / Во вложении…
I am enclosing…  — Прикладываю…
Attached you will find… — В приложении вы найдете…

Аббревиатуры

Следующие аббревиатуры можно использовать, вне зависимости от стиля письма:

Attention please!

Старайтесь не использовать заглавные буквы (CAPS LOCK), красный цвет и восклицательные знаки для привлечения внимания. Такое письмо выглядит агрессивно. Лучше всего использовать курсив или специальные фразы. В крайнем случае допустимо подчеркивание и жирный шрифт. Несколько полезных фраз:

I would like to draw your attention. — Я бы хотел обратить ваше внимание.
I would like to underline. — Я бы хотел подчеркнуть.
Please note. — Пожалуйста, имейте в виду.
I would appreciate your help in this matter. — Буду признателен за вашу помощь в этом вопросе.

Закрытие

Здесь все просто. Часто используются следующие формулировки:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. — Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
I await a response at your earliest convenience. — Ответьте при первой возможности.

Прощание

Для прощания подойдут фразы: best regards, regards, sincerely yours (формально). Есть интересное правило, призванное вам помочь: так называемое «правило одного S». Оно заключается в том, что если в обращении уже есть одна S — «Dear Sir / Madam», когда мы не знаем имени получателя — то для прощания нужно использовать фразу «faithfully yours» (в слове «faithfully» S нет). И наоборот, если в обращении S нет — мы знаем, кто именно получит письмо, поэтому не пишем «Dear Sir / Madam», а обращаемся к получателю по имени — то для прощания нужно использовать фразу «sincerely yours» (в слове «sincerely» есть S).

Подпись

Если вы пишете самое первое письмо, используйте длинную подпись, включающую ваше имя и фамилию, должность, место работы, телефон.

Часто в компаниях уже есть шаблоны подписей, которые могут даже включать дисклеймер, что если письмо получено вами по ошибке, уничтожьте его, и т. п.

В ходе дальнейшей переписки достаточно оставить короткую подпись, например: 

«Best regards,
Kate»

Или даже:

«Br,
Kate».

Еще несколько правил

1. Четко укажите тему письма.

Помните: получатель вашего электронного письма не обязан на него отвечать. Как убедить его и прочитать, и ответить именно на ваше письмо? Укажите тему так, чтобы она полностью отражала содержание.

Да: «10 ideas to boost sales by 10% by the end of FY21».
Нет: «Idea».

2. Обязательно перечитайте письмо перед отправкой. Исправьте все ошибки и опечатки. Для этого можно пользоваться специальными (в том числе бесплатными) программами, такими как, например, Grammarly. Word также подчеркнёт все, что нужно.

3. Нет жаргонизмам.

Вашу переписку могут перенаправить и людям, не знакомым с темой. По возможности используйте нейтральные понятные всем слова и выражения.

4. Предупреждайте собеседников, что добавляете кого-то в обсуждение.

Adding (Kate) to the thread. — Добавляю (Кейт) в разговор.

5. Не заставляйте получателей пролистывать историю переписки с предыдущими коллегами. Кратко описывайте суть вопроса в теле письма. Да, хочется сократить время, но «пустое» сообщение только разозлит получателя, ведь ему тоже придётся потратить время на изучение всей предыдущей переписки.

Надеюсь, что эти простые рекомендации помогут вам в составлении деловых писем!

Читайте также в Журнале Английской школы

1,75 миллиарда человек

1,75 миллиарда человек

По оценке Британского Совета более 1,75 миллиарда человек в мире владеют английским языком в достаточной для общения степени .
Культура
7 ноября 2019 года
Правила деловой переписки

Правила деловой переписки

Многие из нас сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки. Задача усложняется, если писать приходится на английском.
Культура
4 ноября 2021 года
Изучение культуры других стран

Изучение культуры других стран

Когда мы начинаем изучать иностранный язык, мы обязательно делаем это в контексте культуры страны или стран изучаемого языка. Почему?
Культура
7 января 2021 года
Поделитесь:  
Обновлено: 25 января